Microsoft 365 for Business یک بسته نرم افزاری جامع است که برای پاسخگویی به نیازهای مختلف مشاغل مدرن طراحی شده است. این مجموعه همه جانبه از ابزارها شامل همه چیز از برنامه های کاربردی مانند Word، Excel و PowerPoint گرفته تا ابزارهای ارتباطی و همکاری مانند Outlook، Teams و SharePoint است. با Microsoft 365 for Business، سازمان ها می توانند عملیات خود را ساده کنند، بهره وری را افزایش دهند و کارایی کلی خود را افزایش دهند. بسته نرم افزاری برای برآوردن نیازهای خاص مشاغل در هر اندازه طراحی شده است و راه حل های مقیاس پذیری را ارائه می دهد که می تواند همراه با شرکت رشد کند.

یکی از مزایای کلیدی مایکروسافت 365 برای کسب و کار ماهیت مبتنی بر ابر آن است که به کارمندان اجازه می دهد از هر کجا، در هر زمان و در هر دستگاهی به کار خود دسترسی داشته باشند. این انعطاف‌پذیری، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا بدون توجه به موقعیت فیزیکی‌شان، به طور یکپارچه با یکدیگر همکاری کنند، که منجر به بهبود ارتباطات و فرآیندهای تصمیم‌گیری سریع‌تر می‌شود. علاوه بر این، Microsoft 365 for Business دارای ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌ای است که به محافظت از داده‌های حساس و تضمین انطباق با مقررات صنعت کمک می‌کند. با به‌روزرسانی‌های منظم و ویژگی‌های جدید که دائماً اضافه می‌شوند، Microsoft 365 for Business راه‌حلی پویا و در حال تحول است که می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند از رقبا جلوتر بمانند. در این مقاله، ویژگی‌ها و مزایای مختلف مایکروسافت 365 برای کسب و کار و اینکه چگونه می‌تواند نحوه کار سازمان‌ها را متحول کند، بررسی خواهیم کرد.

مایکروسافت 365 برای کسب و کار چیست؟

Microsoft 365 برای کسب و کار یک مجموعه بهره‌وری مبتنی بر ابر است که شامل ابزارها و برنامه‌های مختلفی می‌شود که به شما امکان می‌دهد به طور یکپارچه با تیم‌ها همکاری کنید، فایل‌ها را به صورت ایمن ذخیره و به اشتراک بگذارید و در هر زمان و هر مکان از هر دستگاهی به اسناد دسترسی داشته باشید. این پلتفرم به شما این امکان را می‌دهد تا بدون نگرانی از موقعیت مکانی خود، با همکاران و تیم‌های مختلف در سراسر جهان همکاری کنید و بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید.

Microsoft 365 که تا آوریل 2020 به عنوان آفیس 365 شناخته می‌شد، با تغییر نام خود همچنان عملکردهای مفید و کارآمد خود را حفظ کرده است. با اینکه نام آن تغییر کرده، اما اصول و ویژگی‌های کلیدی آن همچنان در خدمت کاربران است. این تغییر نام به منظور انعکاس بهتر گستره وسیع‌تر خدمات و قابلیت‌هایی است که این مجموعه ارائه می‌دهد.

شاید با برخی از محبوب‌ترین برنامه‌های کاربردی آن مانند Word، PowerPoint و Excel آشنا باشید. این برنامه‌ها که اکنون می‌توانید از طریق دسکتاپ، موبایل یا برنامه وب به آنها دسترسی داشته باشید، هسته اصلی بهره‌وری روزانه بسیاری از کسب و کارها را تشکیل می‌دهند. Word برای ایجاد و ویرایش اسناد متنی، PowerPoint برای طراحی و نمایش ارائه‌های حرفه‌ای، و Excel برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و مدیریت محاسبات پیچیده، به شما ابزارهایی قدرتمند می‌دهند تا کارهای خود را به بهترین شکل انجام دهید.

علاوه بر این برنامه‌ها، Microsoft 365 شامل ابزارهای دیگری نیز می‌شود که به طور خاص برای بهبود بهره‌وری، همکاری و ارتباطات تیمی طراحی شده‌اند. به عنوان مثال، Microsoft Teams به شما امکان می‌دهد تا با همکاران خود چت کنید، جلسات آنلاین برگزار کنید، و به اشتراک‌گذاری فایل‌ها بپردازید. OneDrive یک فضای ذخیره‌سازی ابری است که به شما اجازه می‌دهد فایل‌های خود را به صورت ایمن ذخیره کرده و در هر زمان و هر مکان به آنها دسترسی داشته باشید. SharePoint به تیم‌ها کمک می‌کند تا به طور مؤثرتر با هم کار کنند و پروژه‌های خود را مدیریت کنند.

Microsoft 365 به گونه‌ای طراحی شده است که برای مشاغل در هر اندازه و صنایع مختلف همه‌کاره باشد. این مجموعه به شما انعطاف‌پذیری می‌دهد تا بتوانید نیازهای خاص کسب و کار خود را برآورده کنید. مایکروسافت چهار طرح قیمت‌گذاری مختلف را ارائه می‌دهد تا نیازهای هر سازمانی را بدون به خطر انداختن یا غلبه بر ویژگی‌ها برآورده کند. این طرح‌ها به شما این امکان را می‌دهند تا با توجه به اندازه و نیازهای کسب و کار خود، بهترین گزینه را انتخاب کنید و از تمامی قابلیت‌ها و امکانات موجود بهره‌مند شوید.

در نهایت، Microsoft 365 یک راهکار جامع و کارآمد است که به شما کمک می‌کند تا به بهترین شکل ممکن از فناوری‌های نوین بهره‌برداری کنید و بهره‌وری و کارایی کسب و کار خود را به سطح بالاتری ببرید. این مجموعه به شما این امکان را می‌دهد تا در دنیای امروز که به سرعت در حال تغییر است، همیشه یک قدم جلوتر باشید و با تیم‌ها و همکاران خود به صورت مؤثرتر و کارآمدتر همکاری کنید.

✔️ Microsoft 365 Business Basic

طرح Business Basic، برنامه‌های ضروری Microsoft 365 را فراهم می‌کند و برای مشاغلی که فقط به ابزارهایی برای ایجاد و به اشتراک‌گذاری اسناد و فایل‌ها نیاز دارند، ایده‌آل است. متأسفانه، در این طرح، تنها به نسخه وب برنامه‌ها دسترسی خواهید داشت و ممکن است به برخی از ویژگی‌های موجود در نسخه دسکتاپ دسترسی نداشته باشید.

ابزارهای موجود در طرح Business Basic

✔️ Microsoft 365 Apps for Business

طرح “Apps for Business” بیشتر تمرکز خود را بر روی برنامه‌های اصلی Microsoft 365 Office و فضای ذخیره‌سازی ابری متمرکز می‌کند. این طرح، مانند “Business Basic”، دسترسی به برنامه‌هایی همچون Teams، Exchange و SharePoint را فراهم نمی‌کند.

ابزارهای موجود در طرح Apps for Business

✔️ Microsoft 365 Business Standard

طرح استاندارد کسب و کار شامل یک مجموعه گسترده از برنامه‌های متنوع برای انجام عملکردهای مختلف است. این طرح شما را به برنامه‌هایی برای ایجاد اسناد، مدیریت فایل، ذخیره‌سازی و همکاری تیمی هدایت می‌کند. علاوه بر این، طرح استاندارد کسب و کار دارای ویژگی‌های امنیتی نیز می‌باشد که حفاظت اولیه را برای شما فراهم می‌کند.

ابزارهای موجود در طرح Business Standard

✔️ Microsoft 365 Business Premium

طرح Business Premium برای مشاغل ایده‌آل است که به دنبال حفاظت و امنیت بیشتری هستند، علاوه بر امکانات استاندارد کسب و کار. این طرح، به جز برنامه‌های معمولی Microsoft 365 و فضای ذخیره‌سازی اضافی، با ویژگی‌های محافظت در برابر تهدیدات سایبری نیز ارائه می‌شود.

ابزارهای موجود در طرح Business Premium

ویژگی های مایکروسافت 365 برای کسب و کار

مایکروسافت 365 برای کسب و کار یک جایگزین قدرتمند و یکپارچه برای سرویس‌های ابری و ابزارهای مایکروسافت است که به شما امکان می‌دهد به طور موثر با گردش کار داخلی خود کار کنید، کارایی تیم‌های خود را افزایش دهید و ارتباطات در سراسر سازمان خود را بهبود بخشید. این پلتفرم یک سری از ویژگی‌ها و مزایای گسترده‌ای را ارائه می‌دهد که به شما کمک می‌کند در محیط کسب و کار خود بهترین عملکرد را داشته باشید.

به این مقاله ادامه دهید، و ما ویژگی‌ها و مزایای گسترده‌ای را که می‌توانید از Microsoft 365 دریافت کنید، به شما نشان خواهیم داد.

✔️ افزایش بهره‌وری با استفاده از مایکروسافت 365

مایکروسافت 365 به عنوان یک پلتفرم بهره‌وری مبتنی بر ابر، انواع برنامه‌های اداری را در اختیار شما قرار می‌دهد؛ این برنامه‌ها شامل نسخه‌های رومیزی، وب و موبایل هستند که کار از راه دور یا در محل را برای شما آسان‌تر می‌کنند. با مایکروسافت 365، شما دیگر نیازی به استفاده از سرورهای محلی برای ذخیره و دسترسی به فایل‌های خود ندارید؛ همه چیز به صورت ابری مدیریت می‌شود.

تغییر به ابر، نیاز به سخت‌افزار و وظایف تعمیر و نگهداری را برطرف می‌کند و سردردهای مرتبط با فناوری اطلاعات را کاهش می‌دهد. با استفاده از مایکروسافت 365، می‌توانید روی چیزهایی تمرکز کنید که برایتان مهم‌تر هستند و کارایی و بازده کلی تیمتان را افزایش دهید.

یکی از ویژگی‌های مهم ابر، دسترسی آسان و از هر جایی به داده‌های شما است. با استفاده از مایکروسافت 365، شما می‌توانید مستقیماً از دستگاه خود روی اسناد کار کنید و نیازی به اتصال به زیرساخت‌های اداری ندارید؛ تنها چیزی که نیاز دارید اتصال به اینترنت است و شما آماده هستید.

در دنیای کنونی که کار از راه دور به یکی از نیازهای اساسی محسوب می‌شود، توانایی دسترسی سریع و کارآمد به داده‌های تجاری ضروری است. با استفاده از مایکروسافت 365، می‌توانید با اعضای تیم همکاری کنید و حتی در هنگام استراحت در ساحل نیز به جلسات و اسناد دسترسی داشته باشید.

به این ترتیب، مایکروسافت 365 می‌تواند بهره‌وری شما را افزایش داده و به شما امکان می‌دهد که بدون حضور فیزیکی در دفتر، همچنان مولد و پویا باشید.

✔️ دسترسی ابری، در هر زمان، هر مکان

هنگامی که فایل‌های خود را در فضای ابری ذخیره می‌کنید، شما تا زمانی که اتصال اینترنت در دسترس باشد، قادر خواهید بود در هر زمان و در هر دستگاهی به آن‌ها دسترسی داشته باشید. این ویژگی به خصوص مفید است زمانی که چندین نفر روی یک پروژه کار می‌کنند و نیاز به همکاری در اسناد و موارد دیگر دارند.

با ویژگی ذخیره‌سازی ابری OneDrive در مایکروسافت 365، می‌توانید اسناد را به صورت ایمن ذخیره کنید و به اسناد 24 ساعته، 7 روز در هفته و 365 روز در سال در هر نوع دستگاهی دسترسی داشته باشید.

بدون نیاز به اتصال خاصی با مایکروسافت 365، شما می‌توانید به آسانی از هر دستگاهی به آن دسترسی پیدا کنید. برخلاف زمان‌هایی که برای دسترسی به سرورهای داخلی باید از لپ‌تاپ‌های آفیس استفاده می‌شد، این ویژگی از تنظیمات خانه به خوبی بهره‌برداری می‌کند و آزادی دسترسی و کار بر روی هر سندی را در هر دستگاهی و در هر مکانی به شما می‌دهد.

✔️ امنیت

یکی از مزایای بارز Microsoft 365 for Business از نظر امنیت سطح کسب و کار، ارائه‌ی امکاناتی با کیفیت مبتنی بر استانداردهای کسب و کار است. این پلتفرم ابری امنیتی قوی و قابل اعتماد را فراهم می‌کند که به شما اطمینان می‌دهد داده‌های حساس شما در محیط آنلاین به خوبی محافظت می‌شوند. برخی از مزایای امنیتی Microsoft 365 for Business عبارتند از:

• احراز هویت چند عاملی: این ویژگی به کاربران اجازه می‌دهد با استفاده از دو یا بیشتر از عوامل احراز هویت، مانند رمز عبور، کارت امنیتی یا اثر انگشت، ورود به حساب کاربری خود را تأیید کنند.

• تشخیص تهدید: Microsoft 365 for Business از الگوریتم‌های پیشرفته تشخیص تهدید استفاده می‌کند تا به‌طور مداوم فعالیت‌های مشکوک را شناسایی کرده و به شما اطلاع دهد.

• حفاظت ضد ویروس و ضد بدافزار: با استفاده از مکانیزم‌های مبارزه با ویروس‌ها و بدافزارها، Microsoft 365 for Business به شما کمک می‌کند تا از دسترسی و نفوذ این نرم‌افزارهای مخرب به سیستم خود جلوگیری کنید.

• تشخیص هرزنامه: این امکان به شما کمک می‌کند تا هرزنامه‌های مخرب را شناسایی کرده و به‌طور خودکار از محیط شما حذف کنید.

• مسدودسازی جغرافیایی: این ویژگی به شما اجازه می‌دهد تا دسترسی به حساب کاربری‌های خود را بر اساس موقعیت جغرافیایی محدود کنید، که از جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به حساب کاربری‌های شما کمک می‌کند.

• رمزگذاری داده‌ها: Microsoft 365 for Business از رمزگذاری قوی داده‌ها استفاده می‌کند تا اطلاعات حساس شما را در هنگام انتقال و ذخیره‌سازی محافظت کند.

این ویژگی‌ها و امکانات امنیتی، Microsoft 365 for Business را به یکی از پلتفرم‌های امنیتی برتر برای کسب و کارها تبدیل کرده است، که به آنها اعتماد و اطمینان می‌دهد که داده‌های آنلاین خود را به خوبی محافظت می‌کنند.

✔️ همکاری تیمی همه جانبه

همکاری تیمی از طریق Microsoft 365 امکانات بی‌نظیری را برای ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم ارائه می‌دهد. این پلتفرم به شما امکان می‌دهد به طور همزمان و هماهنگ از راه دور یا در دفتر، با همکاران خود همکاری کنید. با استفاده از ویژگی‌های متعدد Microsoft 365، می‌توانید:

• ارتباط آسان و هماهنگی: از طریق ابزارهایی مانند Microsoft Teams، می‌توانید ارتباط آسان و موثری با اعضای تیم خود برقرار کنید. با برگزاری جلسات ویدئویی، چت‌های گروهی، وبینارها و اشتراک فایل‌ها، ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم بهبود می‌یابد.

• هماهنگی در زمان واقعی: ابزارهای Office شامل Word، Excel و PowerPoint به شما امکان می‌دهند تا در زمان واقعی با همکاران خود به همکاری و ویرایش اسناد بپردازید. این به شما این امکان را می‌دهد که با همکاران خود در سرتاسر دفتر یا از راه دور، به صورت همزمان کار کنید.

• اشتراک فایل‌ها و منابع: با استفاده از ابزارهایی مانند SharePoint، می‌توانید فایل‌ها، منابع و اطلاعات را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. این امکان به شما کمک می‌کند تا همه اعضای تیم از آخرین نسخه فایل‌ها و اطلاعات به‌روز شده با خبر شوند و بتوانند بر روی آن‌ها همکاری کنند.

• ایمیل و تبادل اطلاعات: با استفاده از برنامه‌های ایمیل مانند Outlook، می‌توانید به طور مستقیم با اعضای تیم ارتباط برقرار کرده و ایمیل‌ها و اطلاعات را به اشتراک بگذارید.

• کار انعطاف‌پذیر و همگانی: Microsoft 365 به شما امکان می‌دهد تا از هر مکان و هر زمانی به اطلاعات و ابزارهای کاری خود دسترسی داشته باشید. این به شما این امکان را می‌دهد که با همکاران خود از راه دور یا در دفتر، به صورت همزمان کار کنید.

به کل، Microsoft 365 با ارائه ابزارهایی برای همکاری تیمی همه‌جانبه، به شما کمک می‌کند تا ارتباط و هماهنگی بین اعضای تیم را تسهیل کنید و به صورت موثر‌تری با همکاران خود کار کنید.

✔️ مدریت بودجه

از آنجایی که Microsoft 365 برای کسب و کار بر روی یک مدل مبتنی بر اشتراک کار می کند، شما می‌توانید به راحتی هزینه های ماهانه IT خود را بدون نگرانی در مورد هزینه های غیرمنتظره از منابع ناشناس پیش بینی کنید.

مایکروسافت برای هر مجوز در سازمان شما هزینه می گیرد. مقدار هر مجوز بستگی به عملکرد آن دارد. به عنوان مثال، شما ممکن است بخواهید فقط برای چند نفر از Business Premium مجوز بگیرید و برای بقیه استاندارد Business را انتخاب کنید. این امکان با استفاده از Microsoft 365 برای شما فراهم است.

شما می‌توانید برنامه Microsoft 365 خود را بر اساس نیازهای کارمندان وظیفه‌محور خود ترکیب و مطابقت دهید، بدون اینکه برای ابزارهای اضافی که استفاده نخواهند کرد، هزینه کنید.

مزیت بزرگ Microsoft 365 این است که شما فقط برای خدماتی که استفاده می‌کنید پرداخت می‌کنید. این به معنای این است که احتمال پرداخت بیش از حد برای ویژگی‌هایی که استفاده نمی‌شود کمتر است. با این راه‌اندازی، می‌توانید در هزینه‌های IT صرفه‌جویی بیشتری کنید و منابع خود را برای سرمایه‌گذاری در دیگر جنبه‌های کسب و کار آزاد کنید.

✔️ بروزرسانی های خودکار

برای افزایش عملکرد و اطمینان از عملکرد مطلوب، به روز رسانی منظم ضروری است. کسب‌وکارهایی که از Microsoft 365 استفاده می‌کنند، با به‌روز ماندن با جدیدترین پیشرفت‌ها و ویژگی‌های نرم‌افزاری، می‌توانند از اجرای روان و کارآمد عملکرد خود اطمینان حاصل کنند. به‌روزرسانی‌های منظم نه تنها دسترسی به ابزارها و فناوری‌های جدید را فراهم می‌کنند، بلکه هرگونه آسیب‌پذیری امنیتی بالقوه را برطرف می‌کنند و داده‌های حساس را محافظت می‌کنند. علاوه بر این، با گنجاندن آخرین به‌روزرسانی‌ها در جریان کاری خود، سازمان‌ها می‌توانند از قابلیت‌های کامل مایکروسافت 365 بهره ببرند و بهره‌وری و همکاری را بین اعضای تیم به حداکثر برسانند.

با این سرویس، شما نیازی به نگرانی در مورد به‌روزرسانی نرم‌افزارهای خود ندارید، زیرا همه به‌روزرسانی‌ها به طور خودکار انجام می‌شوند. این به شما امکان می‌دهد بدون دغدغه از آخرین نسخه‌ها و ویژگی‌های جدید برنامه‌ها استفاده کنید.

با ویژگی‌های به‌روزرسانی خودکار Microsoft 365، شما همواره بهترین تجربه را از این سرویس دریافت می‌کنید، بدون نیاز به دخالت دستی برای به‌روزرسانی برنامه‌ها. این امر به شما زمان بیشتری برای تمرکز بر روی کارهای مهم تجاری خود می‌دهد، زیرا نگرانی‌های مربوط به به‌روزرسانی و سازگاری نرم‌افزارها از بین می‌رود. از این رو، Microsoft 365 for Business از نظر بروزرسانی‌های خودکار یکی از مزایای بارز است که به کاربران ارائه می‌دهد.

✔️ تضمین پشتیبان گیری از داده ها

تضمین پشتیبان‌گیری از داده‌ها از جمله وظایف حیاتی است که هر کسب و کاری باید به آن توجه ویژه‌ای داشته باشد. با Microsoft 365، این وظیفه بسیار ساده‌تر و قابل اطمینان‌تر از گذشته است.

با استفاده از زیرساخت مبتنی بر ابر Microsoft 365، شما همیشه می‌توانید به نسخه‌های پشتیبان ابری از تمام داده‌های خود، از جمله ایمیل‌ها، اسناد، و حتی عکس‌ها، دسترسی داشته باشید. این به معنای این است که حتی در صورت وقوع حوادث اضطراری در سرورهای محلی، تیم شما همچنان می‌تواند به فایل‌های پشتیبان ابری دسترسی داشته باشد و به طور ناگهانی از آنها استفاده کند.

همگام‌سازی داده‌های شما با ابر به این معناست که همه فایل‌ها به طور منظم کپی شده و در ابر ذخیره می‌شوند، در نتیجه شما همواره به آنها دسترسی دارید. همچنین، این ویژگی به شما اجازه می‌دهد تا به نسخه‌های قبلی فایل‌های خود دسترسی پیدا کنید و در صورت نیاز آنها را بازیابی کنید، حتی در صورت حذف تصادفی یا عمدی آنها.

به این ترتیب، با Microsoft 365، نگرانی از از دست رفتن داده‌های مهم برای کسب و کار شما به حداقل می‌رسد، زیرا شما همواره یک پشتیبان قابل اعتماد از داده‌های خود را در ابر دارید.

آیا مایکروسافت 365 ابزار مناسبی برای کسب و کار شماست؟

Microsoft 365 می‌تواند یک ابزار مناسب برای کسب و کار شما باشد، اما این وابسته به نیازها و الزامات خاص کسب و کار شما است. این ابزار می‌تواند به طور قابل توجهی به بهبود بهره‌وری کارمندان، ارتباطات داخلی و خارجی، مدیریت داده، امنیت، و مدیریت هزینه‌های فناوری اطلاعات کمک کند.

قبل از تصمیم‌گیری، باید نیازها و الزامات دقیق کسب و کار شما را بسنجید. برای این کار، می‌توانید با مدیران فناوری اطلاعات و سایر اعضای کلیدی تیم خود مشورت کنید تا نیازها، اولویت‌ها و اهداف را مشخص کنید.

پس از اینکه نیازهای کسب و کارتان را شناسایی کردید، می‌توانید با مقایسه و بررسی ویژگی‌ها، قیمت، و پشتیبانی از Microsoft 365 و سایر راهکارهای موجود، تصمیم مناسبی برای کسب و کار خود بگیرید. همچنین، ممکن است نیاز باشد با مشاوران فناوری اطلاعات یا متخصصان مرتبط مشورت کنید تا از بهترین استفاده ممکن از این ابزار برای کسب و کار خود بهره‌مند شوید.