کاپایلوت در اکسل به‌زودی امکان وارد کردن اطلاعات از وب، اسناد دیگر Microsoft 365 و فایل‌های PDF را آسان‌تر می‌کند.

مایکروسافت در حال کار روی یک قابلیت جدید است که ارتباط بین اکسل و سایر بخش‌های Microsoft 365 را تقویت می‌کند. به‌زودی Copilot در اکسل قادر خواهد بود تا به اسناد ورد، اکسل و پاورپوینت ارجاع دهد. همچنین، قابلیتی که اکنون در مرحله آزمایش قرار دارد، این امکان را فراهم می‌کند که یک صفحه‌گسترده اکسل به داده‌های یک فایل PDF نیز ارجاع دهد. علاوه بر این، این قابلیت می‌تواند اطلاعات را از وب استخراج کند.

ویژگی جستجو و وارد کردن اطلاعات برای Copilot در اکسل در حال حاضر در میان کاربران Insider در حال آزمایش است. جاناتان کاهاتی، مدیر ارشد پروژه مایکروسافت، در یک پست اخیر در Tech Community درباره این قابلیت صحبت کرده است.

این ویژگی می‌تواند زمان زیادی را هنگام دریافت اطلاعات از وب یا سایر اسناد ذخیره کند. انجام کارهایی مانند اضافه کردن لیستی از تاریخ‌ها یا وارد کردن یک مجموعه داده از یک سند دیگر سریع‌تر از قبل انجام خواهد شد. در حالی که این قابلیت‌ها مفید هستند، احتمالاً مهم‌ترین ویژگی اضافه‌شده، امکان وارد کردن داده از سایر اسناد اکسل خواهد بود.

در حال حاضر، امکان وارد کردن داده‌ها از یک سند اکسل دیگر از طریق Power Query وجود دارد، اما برای انجام این کار به دانش فنی نیاز دارید. با استفاده از ویژگی جدید Copilot در اکسل، می‌توانید همین کار را با استفاده از زبان طبیعی انجام دهید.

داده‌های واردشده به‌عنوان محتوای قابل بروزرسانی ذخیره می‌شوند، به این معنا که اگر اطلاعات در سند منبع تغییر کند، جداول موجود در سند مقصد که داده‌ها در آن وارد شده‌اند نیز به‌طور خودکار بروزرسانی خواهند شد.

Microsoft 365 Copilot چیست؟

با وجود نام‌های مشابه، Copilot و Microsoft 365 Copilot یکسان نیستند. Copilot for Microsoft 365 یک دستیار دیجیتال است که در برنامه‌های مختلف Microsoft 365 کار می‌کند تا روند کاری شما را ساده‌تر کند. اگر فقط با Copilot در وب آشنا هستید، نباید آن را با Microsoft 365 Copilot یکسان در نظر بگیرید.

Copilot تا حدی با ویندوز 11 یکپارچه شده است، اما همچنان حس یک ابزار مستقل از دستگاه را دارد. در مقابل، Microsoft 365 Copilot به عنوان یک دستیار دیجیتال واقعی عمل می‌کند و اطلاعات را از برنامه‌های مختلف جمع‌آوری و مدیریت می‌کند تا روند کار شما کارآمدتر شود.

مایکروسافت چندین نوع مجوز برای Copilot for Microsoft 365 ارائه می‌دهد.

در اینجا فهرستی از روش‌های استفاده از ویژگی جدید که توسط کاهاتی ارائه شده است:

• محتوای وب: می‌توانید مستقیماً از طریق Copilot در اکسل در اینترنت جستجو کنید تا اطلاعات عمومی مانند تاریخ‌ها، آمارها و موارد دیگر را بدون اختلال در جریان کاری خود پیدا کنید. برای مثال، می‌توانید لیستی از کشورها و نرخ ارز آنها را جستجو کرده و به‌راحتی نتایج را در یک جدول قرار دهید.

• محتوای داخلی: می‌توانید از Copilot در اکسل بخواهید که اعلان‌های یک خبرنامه که در ورد نوشته شده است را فهرست کند و Copilot این لیست را برای درج در یک صفحه گسترده جدید ارائه خواهد کرد.

• اطلاعات سازمانی: می‌توانید از Copilot بخواهید که لیست تمامی کارمندانی که به یک مدیر خاص گزارش می‌دهند را نمایش دهد و این لیست را مستقیماً در یک صفحه گسترده درج کند.

• داده‌های یک فایل اکسل دیگر: یکی از درخواست‌های پرکاربرد کاربران وارد کردن داده‌ها از یک فایل اکسل دیگر است. این کار قبلاً از طریق Power Query امکان‌پذیر بود، اما به زمان و دانش فنی نیاز داشت و یافتن فایل مناسب نیز می‌توانست چالش‌برانگیز باشد. اکنون می‌توانید از Copilot بخواهید که در پیدا کردن و وارد کردن یک جدول از یک فایل اکسل دیگر کمک کند، آن هم تنها با استفاده از زبان طبیعی.

  برای مثال، اگر بخواهید جزئیات بودجه را از یک صفحه گسترده دیگر به جدول تیم فروش خود اضافه کنید، کافی است نوع داده‌ای را که نیاز دارید توصیف کنید و Copilot به شما در وارد کردن آن کمک می‌کند.

  از آنجایی که این واردسازی از طریق Power Query انجام می‌شود، داده‌ها مستقیماً از منابع داده سازمان شما دریافت شده و به‌عنوان یک اتصال قابل بروزرسانی وارد می‌شوند. بنابراین، هر تغییری در فایل بودجه، به‌طور خودکار در جدول تیم فروش شما نیز اعمال خواهد شد.

جستجو و وارد کردن داده‌ها با Copilot در Excel؟

تحلیل داده‌ها برای بسیاری از متخصصان کسب‌وکار، یک کار حیاتی اما چالش‌برانگیز است، زیرا ایجاد و آماده‌سازی داده‌ها، سپس به‌دست آوردن بینش از آن و انجام تحلیل‌های پیشرفته می‌تواند زمان‌بر و پیچیده باشد.

Copilot در Excel می‌تواند کمک کند! خوشحالیم که اعلام کنیم که Copilot در Excel اکنون می‌تواند به فایل‌های Word، Excel، PowerPoint، و PDF ارجاع دهد، که این روند جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها را سریع‌تر، ساده‌تر و شهودی‌تر می‌کند.

این قابلیت جدید برای جمع‌آوری اطلاعات از جمله موارد زیر مفید است:

• محتوای وب: می‌توانید به راحتی وب را مستقیماً در Copilot در Excel جستجو کنید تا اطلاعات عمومی مانند تاریخ‌ها، آمار و موارد دیگر را پیدا کرده و بدون وقفه در روند کاری خود، نتایج را به جدول اضافه کنید. به عنوان مثال، می‌توانید فهرستی از کشورهای مختلف و نرخ تبادل آن‌ها را جستجو کرده و این نتایج را به راحتی در یک جدول قرار دهید.
• محتوای داخلی: برای مثال، می‌توانید از Copilot در Excel بخواهید تا فهرست اطلاعیه‌ها از یک خبرنامه که در Word نوشته شده است را لیست کند و Copilot فهرستی به شما ارائه خواهد داد که می‌توانید آن را در یک صفحه گسترده جدید وارد کنید.
• اطلاعات سازمانی: می‌توانید از Copilot بخواهید که فهرست تمام کارکنانی که به یک مدیر خاص گزارش می‌دهند را پیدا کند و این فهرست را در یک صفحه گسترده وارد کنید.
• داده‌ها از یک فایل Excel دیگر: یکی از درخواست‌های اصلی کاربران ما وارد کردن داده‌ها از یک فایل Excel دیگر است. این کار با استفاده از Power Query امکان‌پذیر است، اما انجام آن نیازمند زمان و دانش فنی است. حالا شما می‌توانید از Copilot بخواهید که به شما کمک کند تا یک جدول از یک فایل Excel پیدا کرده و وارد کنید. به عنوان مثال، اگر بخواهید جزئیات بودجه از یک فایل Excel دیگر را به جدول تیم فروش خود اضافه کنید، می‌توانید داده‌ای که نیاز دارید را توصیف کنید و Copilot به شما در وارد کردن آن کمک خواهد کرد. چون این واردات از طریق Power Query انجام می‌شود، داده‌های دقیق از منابع داده سازمان شما به‌عنوان یک اتصال قابل به‌روزرسانی وارد خواهند شد. به این معنی که با به‌روزرسانی داده‌ها در فایل بودجه، آن‌ها به‌طور خودکار در جدول تیم فروش شما به‌روزرسانی می‌شوند.

چگونه کار می‌کند

• در تب Home در Excel، Copilot را انتخاب کنید.
• از Copilot در مورد داده‌هایی که به دنبال آن هستید، سوال بپرسید.
• تا زمانی که از نتایج راضی باشید، سوالات پیوسته‌ای از پاسخ‌های Copilot بپرسید!
• توجه: برای نتایجی که از داده‌های خارجی هستند، مطمئن شوید که مراجع در انتهای پاسخ نمایش داده شده است.

سناریوهایی برای امتحان کردن

سعی کنید با Copilot در Excel از دستورات زیر استفاده کنید:

• “وب را جستجو کن برای یک برنامه سفر یک‌ماهه به اروپا به‌صورت جدول.”
• “وب را جستجو کن برای فهرستی از ۱۵ کلمه واژگان سطح متوسط اسپانیایی و ترجمه‌های آن‌ها.”
• “جلسات و کارهای این هفته را به‌صورت جدول نشان بده.”
• “ایمیل‌های دیروز را به‌صورت جدول نشان بده، با فرستنده، عنوان موضوع و اهمیت.”

محدودیت‌های شناخته شده

• وارد کردن داده‌های قابل به‌روزرسانی فقط برای فایل‌های Excel با جداول، که در SharePoint یا OneDrive شما ذخیره شده‌اند، پشتیبانی می‌شود.
• همزمان درخواست داده‌های کتاب کار و داده‌های خارجی هنوز به‌طور کامل پشتیبانی نمی‌شود.

الزامات

برای استفاده از این ویژگی، شما باید موارد زیر را داشته باشید:

• یک لایسنس Copilot (برای اطلاعات بیشتر در مورد لایسنس‌ها برای مصرف‌کنندگان و کسب‌وکارها).
• یک اتصال اینترنتی پایدار.
• فعال بودن جستجوی وب (برای جستجو در وب).

اگر Copilot اعلام کند که نمی‌تواند به داده‌های سازمانی شما دسترسی پیدا کند، بررسی کنید که آیا جستجوی Restricted SharePoint فعال است یا خیر (برای جستجوی سازمانی).